08 - Suivre et animer vos projets

Votre entreprise est florissante, de nombreux projets ont été démarrés qui promettent tous des améliorations incroyables dans la manière de travailler, des services en plus pour les clients, des produits toujours plus utiles, et bien d'autres choses encore. Les résultats sont-ils toujours à la hauteur des attentes chez vous ?

Cela fait des dizaines d'années que l'on voit les mêmes statistiques concernant la réussite des projets en entreprise, et tout le monde semble s'accorder sur un ordre de grandeur de seulement 30% des projets qui tiennent leurs engagements (livrables, coûts, délais), et donc 70% des projets qui échouent ! Voici quelques sources si vous souhaitez creuser ou vous situez par rapport aux raisons d'échecs :

• https://teamstage.io/project-management-statistics/

• https://www.reussirsesprojets.com/statistiques-taux-succes-des-projets/

• https://www.horizon-europe.gouv.fr/les-statistiques-europeennes-pour-les-appels-2021-2023-du-cluster-5-35156 (pour avoir un retour au niveau de l'union européenne)

Qu'est-ce qu'on peut en retenir ? Même si on a de bonnes idées et un bon cadrage de projet il reste beaucoup de travail dans l'exécution du projet pour le conduire jusqu'à une réussite complète. De nombreuses entreprises proposent de l'accompagnement en gestion de projet ou des outils pour mieux piloter l'avancée des projets et ajuster la course en cas de problème. Quelle que soit la ou les solutions que vous choisissez pour piloter vos projets, certains éléments sont clés pour maximiser les chances de réussite. C'est ce que je vous propose de voir dans cet article !

1- La responsabilité

Le porteur du projet est clé pour la réussite du projet. Il se doit d'être garant de la réussite ou de l'échec de son projet et donc d'avoir une réelle volonté de mener le projet à son terme de la meilleure des manières. Ainsi, à chaque étape du projet il doit être capable de collecter l'ensemble des informations pour s'assurer que tout avance pour le mieux, aider à solutionner les problèmes quand il y a des loupés, connaître les intervenants clés du projet et s'assurer de leur implication et de leur motivation. Il doit donc être capable de résumer l'état de progression du projet de manière mensuelle à quiconque lui pose la question. Dans l'idéal et pour les projets d'envergure, il peut même publier (ou faire publier) une sorte de newsletter avec les informations principales sur l'avancée du projet de manière hebdomadaire / mensuelle / trimestrielle.

2- Le suivi des indicateurs clés du projet

De la même manière que l'on construit les indicateurs clés permettant de savoir si l'entreprise va dans la bonne direction, un projet se doit d'avoir des indicateurs clés et des jalons afin d'être capable de suivre les avancées et réagir le plus tôt possible si quelque chose ne tourne pas comme on le souhaiterait. Le plus simple pour débuter est le triptyque :

• Retard moyen par rapport aux jalons du projet

• Une ou plusieurs métrique traduisant de l'impact sur les clients ou les utilisateurs (dès que le projet atteint un stade où il est utilisé, même sur un périmètre réduit)

• Respect du budget (réalisé et prévision)

Enfin et le plus rapidement possible il est aussi intéressant d'ajouter à cela l'estimation des gains réalisé par rapport à ce qui avait été anticipé.

3- La réunion de revue des projets en cours

Ce temps nécessaire doit être construit le plus efficacement possible. La déviance que l'on voit apparaître souvent dans les entreprises est un temps beaucoup trop long accordé à cet exercice (3h et plus), une sorte de liste à la Prévert projet par projet de ce qui va ou ce qui ne va pas et une audience très très large pour y assister (et donc 90% de l'audience qui s'ennuie, n'y trouve pas d'intérêt et n'apporte pas grand-chose).

Pour éviter cette déviance, les grandes recettes que l'on peut citer sont :

• Un document doit consolider l'état des projets avant cette réunion, et tous les porteurs de projet et les directeurs doivent le recevoir ;

• Chaque directeur mène sa revue de projet avec sa direction pour revoir les projets qui ont un impact dans son périmètre (il peut inviter les porteurs de projets transverses si nécessaire) ;

• Le directeur mène la revue de projet en indiquant en amont de la réunion les projets sur lesquels il aura besoin de plus de temps de discussion (les porteurs de projet en question pourront donc se préparer) ;

• La réunion de revue des projets commence par la célébration des succès de la période passée concernant les projets du périmètre, ce qui permet de féliciter les équipes et mettre le groupe dans une bonne énergie ;

• La réunion ne doit pas durer plus d'1h chaque mois (et 2h pour une réunion trimestrielle) ;

• Si les discussions rentrent trop profondément dans les détails sur un projet en particulier, la discussion doit être stoppée et poursuivie lors d'une réunion dédiée avec les intervenants permettant de dénouer la situation ;

• Comme pour toute réunion, le compte rendu doit être envoyé aux équipes pour qu'ils aient de la visibilité sur l'avancement des grands projets en cours. Il doit être synthétique et permettre à quiconque de savoir à qui poser des questions s'il a besoin d'information par rapport à ce qui a été discuté.

4- Oser agir si quelque chose ne se déroule pas correctement

Si vous réalisez qu'un projet dévie de sa course, qu'il manque de ressources et donc voit son risque d'échec augmenter à chaque réunion de revue, agissez ! Que ce soit pour mobiliser plus de personnes sur un sujet, modifier les équipes en place pour impulser une nouvelle dynamique ou même arrêter purement un projet, prenez des décisions et appliquez-les. La pire des erreurs serait de fermer les yeux sur les problèmes et attendre la fin du projet pour réaliser que c'est un échec. Cela n'est bon ni pour les équipes qui travaillent sur le projet, ni pour les clients du projet qui attendent les résultats, ni pour les finances de l'entreprise, ni pour le moral général ou la confiance de chacun. Même si le biais de l'engagement peut rendre difficile la décision d'arrêter ou changer drastiquement un projet, combattre cette difficulté est ce qui rend des entreprises extrêmement efficaces pour accomplir de grandes choses. Une bonne manière de faire cela est de poser ouvertement la question à chaque fin de réunion de suivi : y a-t-il un problème que l'on n'a pas évoqué et qui ralentit ou met à risque un projet ? Y a-t-il un projet sur lequel on peut accélérer ou faire mieux ? Y a-t-il projet que l'on devrait arrêter ?

En posant ces questions régulièrement, cela pousse chacun à réagir s'il perçoit des problèmes et à les partager au groupe, même si cela n'a pas été discuté explicitement en revoyant l'avancée des projets.

Avec ces 4 grands éléments, vous vous assurez de maximiser les chances de réussite pour vos projets, et vous passerez de loin le taux de 30% de projets réussis !

Points clés en résumé :

• Trop de projets ne délivrent pas les ambitions attendues, suivez vos projet de près !

• Pour maximiser ses chances de succès, accordez une attention toute particulière à la responsabilité du porteur de projet, au suivi des indicateurs clés du projet, à l'organisation des réunions de revue des projets en cours et agissez vite si quelque chose ne se passe pas bien

A suivre:

• C'est la fin de l'étape "Améliorer" du Business Flow ! Vous avez dorénavant toutes les clés pour suivre vos opérations, identifier des axes d'amélioration, formaliser des projets, les prioriser, les lancer et les délivrer de sorte que votre entreprise sache progresser en se basant sur ses erreurs du passé et les bonnes idées de vos collaborateurs ! Maintenant, passons à l'étape de "Renforcer" tous les mécanismes d'entreprise, en se projetant dans le futur, en créant des capacités de simulation, d'optimisation et des automatisations. Et en guise de première étape, le prochain article abordera les systèmes d'alertes !