01 - Business Flow : les 3 étapes

Aussi simple que 3 choses :

• (1) Connaître dans les détails son business et la manière dont on le mène,

• (2) Améliorer continuellement nos opérations et nos prises de décision,

• (3) Renforcer l'ensemble des mécanismes d'entreprise : Anticiper, Simuler, Solidifier.

Fin.

C'est ce que fait naturellement notre corps à chaque seconde de notre vie. C'est ce qu'on retrouve dans la plupart des processus naturels autour de nous. C'est ce que font la plupart des sportifs de haut niveau pour atteindre des performances exceptionnelles. Pourquoi ne pas appliquer la même recette dans nos entreprises ?

Commençons ici par une revue d'ensemble de toutes les actions à mener dans chaque étape, puis nous irons ensuite dans les détails de chaque action article par article.

Connaître son business c'est avant tout savoir où on souhaite aller. C'est pour cela que la première partie de cette étape commence avec la définition d'objectifs clairs et motivants à atteindre. Il s'agit ensuite de définir quels sont les jalons que l'on souhaite fixer pour s'assurer que l'on est sur le bon chemin, chaque jalon étant associé à une métrique permettant d'évaluer factuellement si tout va bien ou s'il faut ajuster le cap. Puis, on remonte les manches et on va consolider l'ensemble des données nous permettant d'évaluer ces jalons. Cette étape est déterminante pour l'ensemble du cycle du Business Flow. Des données structurées, vérifiées et validées, c'est la fondation essentielle pour garantir des prises de décisions de qualité.

Une des phrases que vous pouvez entendre fréquemment dans les structures qui n'ont pas réussi cette étape est : "garbage in, garbage out" ("données pourries en entrée, analyses pourries en sortie" en français). Cela se repère en général par les data analysts qui se plaignent devant leurs interlocuteurs métiers que les data engineers et les data architects ont loupé quelque chose. Si les données de bases alimentant tous les modèles sont erronées, doublonnées, mal architecturées ou documentées, alors toute l'entreprise va au-devant de grosses difficultés pour se piloter.

Une fois que les données sont là, il s'agit de construire des premiers rapports pour visualiser les métriques principales qui permettent de nous évaluer par rapport aux jalons posés. Puis à la suite de cela de construire d'autres rapports plus fins et détaillés permettant de mener des analyses en profondeur si quoi que ce soit ne va pas dans les métriques principales. Enfin, il ne reste plus qu'à assurer la formation de toutes les équipes en charge d'animer leur performance sur l'ensemble des rapports, et tout le socle de base de la connaissance de l'entreprise par rapport à ses objectifs est alors fixé. On peut entrer dans la seconde étape : Améliorer !

Si la première étape de "Connaître son business" assure les fondations, la deuxième étape "Améliorer" débloque les moyens de générer de l'amélioration continue dans ses opérations. Ensuite elle permet de structurer les améliorations plus profondes, les changements d'ampleur à mettre en place pour atteindre les objectifs fixés. Cette étape débute par la mise en place de manière très régulière des moments de revue de la performance par rapport aux objectifs que l'on s'est fixés. Cela permet d'agir continuellement pour s'améliorer et augmenter ses chances d'atteindre les cibles que l'on s'est données. Ce moment décisif est souvent aussi le plus controversé. Il s'agit de minimiser la pénibilité ressentie au fait d'organiser et conduire des rituels de revue de la performance, tout en maximisant la valeur que les rituels génèrent en prise d'actions métier. Une fois que l'on a mis en place ces mécanismes alors le système commence vraiment à fonctionner presque de lui-même. Chacun a les outils et les informations pour piloter son périmètre, les problèmes à solutionner deviennent évident et on peut évaluer leurs impacts, les bonnes idées fusent et les "quick wins" se multiplient. C'est un formidable moment pour que chacun trouve du sens et de l'utilité dans son travail quotidien. C'est aussi une excellente source de motivation pour tous, d'actions collectives couplées à de l'épanouissement individuel ! Et une fois que ces routines sont en places, on peut s'atteler aux problèmes plus profonds.

Prenons un exemple pour illustrer la différence entre l'amélioration continue et l'amélioration profonde dans le domaine de la logistique. L'amélioration continue peut permettre par exemple d'identifier des problèmes dans une agence de livraison et la corriger, ou sur une heure d'enlèvement programmée trop tardive pour des camions au départ d'un entrepôt qui génère des retards dans leurs connexions suivantes, ou sur des typologies de colis qui sont mal pris en charge. Tout cela peut se solutionner avec des actions correctives relativement simples. Pour l'amélioration profonde, ou "structurelle", il pourra s'agir par exemple de questions comme : comment dois-je restructurer mon réseau de distribution pour livrer tous mes colis 2 jours plus vite en moyenne ? Ou, comment puis-je repenser mes emballages produits pour réduire ma consommation de carton et alléger mes transports et donc émettre moins de CO2 ? Ou encore, où dois-je construire mon 4ème entrepôt et quels produits dois-je y stocker pour minimiser mes risques de rupture tout en minimisant mes niveaux de stocks de sécurité ? L'amélioration profonde permet, à partir de l'ensemble des données collectée dans la phase "Connaître" d'identifier des opportunités à grande échelle et de lancer des projets pour faire de grands bonds en avant dans la manière d'opérer son entreprise et servir ses clients. Pour cela, 2 actions sont nécessaires : mettre en place des mécanismes pour explorer efficacement des opportunités business et cadrer des projets porteurs de valeur métier, puis mettre en place un autre volet de mécanismes pour être capable de récolter l'ensemble des idées de projets, les prioriser, et conduire les projets qui sont le plus porteurs de valeur.

Enfin, la dernière étape permet de Renforcer les deux premières. Cela rend plus robuste l'ensemble de l'organisation en débloquant des leviers encore plus puissants pour repérer les erreurs dans ses modes de fonctionnement, en anticipant pour mieux planifier, en utilisant des outils de simulation afin d'évaluer les conséquences de nos prises de décision, en bâtissant et utilisant des outils d'optimisation et d'intelligence artificielle partout où cela peut réduire la pénibilité pour les collaborateurs ainsi que le risque d'erreur. C'est souvent, et malheureusement, les sujets de cette étape qui sont lancés en priorité dans beaucoup de grandes entreprises alors que les bases ne sont pas posées correctement. Une façon de le repérer est de calculer l'indicateur : gains annuels mesurés grâce aux projets d'IA / Optimisation / Simulation lancés, divisés par les coûts annuels des équipes les développant. Pour ce type d'initiatives, si on n'est pas capable de calculer le numérateur, ou si le ratio est inférieur à 1 (même si c'est la première année) alors : alerte, il doit manquer quelque chose dans les bases !

Et qu'est-ce qu'on gagne à mettre tout cela en place me demanderez-vous ? Sur l'aspect financier les gains varient naturellement en fonction de la taille de votre entreprise, mais on parle a minima en dizaines de pourcents de votre résultat opérationnel si vous partez de loin dans cette démarche. Et sur l'aspect humain… L'amélioration est colossale ! Vos équipes sont embarquées, motivées, elles savent pourquoi elles travaillent et elles participent au projet de l'entreprise dans la définition de ses directions stratégiques et dans les projets qui se lancent, elles voient quantitativement ce qu'elles améliorent pour vos clients et les autres collaborateurs, elles montent en compétences techniques dans leurs métiers en allant dans les détails, en compétences technologiques en utilisant les outils que vous mettez à leur disposition (dashboards, simulateurs, outils de prévisions, algorithmes, outils d'intelligence artificielle) et en compétence en gestion de projet. Tous les voyants sont au vert, foncez !

Points clés en résumé :

Finalement si on résume l'ensemble des étapes, cela donne :

• Connaître :

  • Définir ses objectifs et les jalons sur lesquels s'animer (démarche OKR)

  • Collecter et structurer l'ensemble des données pour mesurer les jalons

  • Construire des rapports présentant les métriques majeures, ainsi que les rapports pour aller plus en profondeur et identifier dans les détails les problèmes que l'on rencontre

• Améliorer :

  • Mettre en place les rituels de revue de la performance et les animer pour générer de l'amélioration continue

  • Mettre en place les mécanismes pour identifier des opportunités majeures

  • Mettre en place les mécanismes de priorisation des projets

  • Mettre en place les rituels de suivi de projets

• Renforcer :

  • Construire des systèmes d'alertes sur les métriques principales

  • Construire des outils de prévision robustes pour chaque pan d'activité

  • Construire des outils de simulation pour évaluer les conséquences des décisions

  • Construire des outils d'optimisation pour résoudre les problèmes complexes rencontrés

  • Automatiser toutes les actions répétitives, utiliser les techniques d'IA sur tous les sujets pertinents

Nous détaillerons toutes ces étapes dans les articles suivants. Entrons dans le vif du sujet !